Productividad: qué son los estilos y para qué se utilizan

El problema


Incluso aún cuando no manejemos un programa profesional de maquetación de documentos, como puedan ser InDesign o QuarkXPress, y nos limitemos a redactar artículos o documentos en nuestro procesador de textos habitual, la tarea de formateo del texto suele ser ardua y complicada.

Queremos que el documento final quede lo mejor posible, que sea claro y sencillo, pero a la vez que esté bien estructurado, que se distingan bien los párrafos unos de otros, los rótulos y cabeceras de apartados, las listas, las tabulaciones... Utilizar asiduamente todos estos elementos en un documento puede constituir un auténtico engorro si no los planificamos con antelación a la redacción del mismo.

¿Qué son los estilos?


Imaginemos que ponemos todos los titulares de apartados en un tamaño de letra diferente del cuerpo de texto general, y en negrita, y que al final de la redacción del documento cualquier circunstancia nos obliga a modificar dicho tamaño. Hacerlo uno por uno es un trabajo tedioso y nos obligará a recorrer todo el documento una y otra vez para no olvidar ninguno, con la consiguiente pérdida de tiempo. Para evitarnos tanto trabajo inútil existen los estilos.

Los estilos son un conjunto de características formales que se les otorga a unos caracteres, frases o a un párrafo de un documento para que puedan ser utilizados en diversas ocasiones manteniendo siempre la misma apariencia y coherencia entre todos ellos. Por ejemplo, un estilo de párrafo podría ser el compuesto por el tipo Verdana, con un tamaño de 14 puntos, en negrita, interlineado doble y con un espacio después de párrafo de 6 milímetros. A ese estilo creado deberemos darle un nombre que nos permita identificarlo después perfectamente a la hora de aplicarlo.

Creación de estilos en InDesign

Creación de estilos en Open Office Writer


¿Dónde se crean los estilos? 


Bueno, lógicamente en cada programa la opción es diferente, aunque hay elementos comunes a todos ellos: debe existir un comando de menú denominado Estilos, y normalmente suele incluirse en el menú Formato o similar. Allí se desplegará una ventana parecida a las anteriores desde la que modificar o crear nuestros estilos personalizados.

Podemos crear tantos estilos diferentes como queramos o necesitemos, pensando en que luego van a ser aplicados a ciertas secciones de nuestro documento.

¿Cómo se aplican los estilos?


Una vez creados los estilos, aplicarlos es muy sencillo: seleccionamos el texto o párrafo al que deseemos aplicar el estilo, vamos a la Ventana de Estilos desde la que los creamos y hacemos clic con el ratón sobre el estilo elegido. Automáticamente la porción de texto seleccionada tomará las características que hayamos definido como tal. Así iremos operando con todos los párrafos o frases que queramos convertir en Titulares.

Pero lo más importante viene a continuación: si en un momento determinado deseamos cambiar alguna característica de algún estilo, todos los párrafos etiquetados bajo dicho estilo cambiarán automáticamente también, y todos a la vez; no tendremos que ir uno por uno modificándolos, ya que el estilo lo hace por nosotros.

Lógicamente, aquí apreciamos claramente su utilidad, porque quizá en un documento breve no sean del todo necesarios, pero imagináos maquetando una revista gráfica, o un periódico, o un libro de texto de 1.000 páginas.

Procurad, pues, utilizar los estilos siempre que podáis, aún incluso en documentos breves, y nuestro trabajo será más productivo y de aspecto más profesional.

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